엑셀 데이터 정리하기 정렬, 필터, 부분합

* 해당 블로그는 사회 초년생 또는 문서 작업이 익숙하지 않은 왕초보를 위한 정보성 포스팅입니다.

 

엑셀 데이터를 정렬하는 것은 정보를 조직화하고, 데이터 분석을 더 쉽게 하며, 보고서를 더 읽기 쉽게 만드는 데 도움이 됩니다. 오늘 포스팅에서는 엑셀에서 데이터를 정렬하는 몇 가지 기본적인 방법들을 알려드리겠습니다.

 

목차

1. 기본 데이터 정렬하기
2. 긴 데이터를 편리하게 보기 위한 틀고정
3. 필터를 사용하여 정리하기
4. 원하는 데이터 합계내기 (부분합)

 

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◈ 기본 데이터 정렬하기

데이터 정렬은 특정 필드의 크기 순서에 따라 오름차순 또는 내림차순으로 데이터를 재배열 하는 기능입니다.

오름차순은 작은 것부터 큰 것 순서, 내림차순은 큰 것부터 작은 것 순서로 정렬하는것 입니다.

위 이미지를 보시면 왼쪽은 데이터를 정렬하지 않은 상태이고, 오른쪽은 거래처 이름을 오름차순으로 정렬한 데이터입니다. 기본 정렬만으로도 훨씬 보기 쉽게 데이터가 정리되었죠?

 

이렇게 보기 쉽게 데이터를 정렬하는 방법은 아주 간단합니다.

정리하고 싶은 데이터 영역을 선택 후, ① 상단 데이터 툴바에서 정렬버튼 클릭, ② 정렬팝업이 뜨면 원하는 정렬 기준을 선택, ③ 정렬 방법을 오름차순 또는 내림차순으로 선택해 준 후 ④ 확인버튼을 클릭하면 됩니다.

만약 정렬 기준을 여러 개 설정하고 싶다면 정렬팝업의 상단 +기준추가를 눌러 정렬기준을 추가해 주면 됩니다.

 

◈ 긴 데이터를 편리하게 보기 위한 틀고정

데이터가 긴 파일을 확인할 때 상단의 구분 항목이 없어져 불편했던 적이 한 번쯤은 있을 겁니다.

엑셀에서 틀고정 기능을 사용하면 스크롤을 해도 특정 행이나 열을 화면에서 계속해서 고정시켜 둘 수 있습니다. 매우 유용한 기능이죠. 다음은 틀을 고정하는 몇 가지 방법에 대해 알아보겠습니다.

제목이 위치한 행 바로 밑이나, 데이터가 시작되는 열 바로 오른쪽에 있는 셀을 선택한 후, 틀 고정 기능을 사용하여, 제목 행 또는 첫 열을 화면에 고정할 수 있습니다. 제목 행을 고정하면 데이터를 아래로 스크롤해도 제목을 계속 볼 수 있고, 첫 열을 고정하면 데이터를 오른쪽으로 스크롤해도 첫 열을 계속 볼 수 있습니다. 

 

틀고정 하는 방법에는 3가지가 있습니다. 

 

1)  틀 고정

원하는 영역을 선택하여 틀 고정하는 방법입니다.

위 사진의 예시처럼 발주 일자 바로 아래 셀을 선택하면 1행과 A열이 고정되어 스크롤을 상하좌우로 움직여도 1행과 A열은 화면에 고정되어 표시됩니다.

 

2) 첫 행 고정

원하는 영역을 선택하지 않고 바로 첫 행만 고정해 주는 기능입니다. 스크롤을 상하로 움직여도 첫 행이 고정되어 표시됩니다.

 

3) 첫 열 고정

원하는 영역을 선택하지않고 바로 첫 열만 고정해주는 기능입니다. 스크롤을 좌우로 움직여도 첫 열이 고정되어 표시됩니다.

 

* 틀 고정을 취소하고 싶다면 틀고정 할 때와 마찬가지로 보기 툴바의 틀 고정을 선택하면 제일 상단에 틀 고정 취소 버튼이 보입니다.

 

◈ 필터를 사용하여 데이터 정리하기

엑셀의 필터 기능을 사용하면 데이터를 간단하게 정리하고, 원하는 정보만을 손쉽게 볼 수 있습니다. 필터는 데이터 분석 시에도 매우 유용하게 사용됩니다.

엑셀에서 데이터 범위를 선택하고, 데이터 툴바의 필터 버튼을 클릭하면 해당 범위에 자동으로 필터가 적용됩니다. 열 제목 옆에 있는 드롭다운 버튼을 클릭하여, 표시하고 싶은 데이터만 선택할 수 있습니다.

 

1) 데이터 정렬하기

열 제목 옆에 있는 드롭다운 버튼을 클릭하여 텍스트 오름차순 또는 내림차순 정렬을 선택하면 데이터를 원하는 방식으로 정렬할 수 있습니다.

 

2) 원하는 데이터만 골라보기

열 제목 옆에 있는 드롭다운 버튼을 클릭하여 보고 싶은 데이터 조건값을 선택하면 아래와 같이 원하는 데이터만 골라 볼 수 있습니다.

만약 노란 마트의 1월 5일 매출만 골라서 보고 싶다면 거래처 필터에서 노란마트 선택한 후, 발주일자 필터에서 1월 5일을 선택하면 원하는 데이터만 확인할 수 있겠죠? 

적용된 필터를 해제하려면, 필터가 적용된 필드의 필터 옵션에서 필터해제를 선택하거나, 단순 필터인 경우 모두 선택을 해주면 됩니다. 필터를 모두 제거하려면, 데이터 툴바에서 필터 버튼을 다시 한번 클릭하면 됩니다.

 

 

◈ 원하는 데이터 합계내기 (부분합)

부분합 기능은 엑셀에서 매우 유용하게 사용되는 기능 중 하나로, 특정 조건에 따른 데이터의 합계를 쉽게 구할 수 있게 도와줍니다. 이 기능을 통해 데이터 분석이 더욱 효율적으로 이루어질 수 있습니다.

 

우선 이 부분합을 더 효율적으로 사용하기 위해서는 그룹화할 항목 기준으로 데이터가 정렬되어 있어야 합니다.

위에서 배운 정렬하기 방법으로 데이터를 정렬한 후 사용하는 것을 권장합니다.

원하는 데이터 범위를 선택하고, 엑셀의 데이터 툴바에서 부분합을 클릭합니다. 부분합 팝업이 뜨면 그룹화할 기준열을 그룹화할 항목에서 선택 후, 계산에 사용할 함수(합계, 평균 등)를 선택합니다. 마지막으로 합계를 구하고 싶은 필드를 부분합 계산 항목에서 체크한 후 확인 버튼을 누르면 아래와 같이 나옵니다.

부분합 기능은 단순히 합계뿐만 아니라 개수, 평균, 최대, 최소 등 다양한 방법으로 데이터를 계산할 수 있습니다. 이렇게 계산된 결과는 특정 필드를 기준으로 그룹화되어 보입니다.

 

엑셀에서 부분합을 구하는 방법은 단순히 '부분합' 기능만 있는 것이 아니라, 더 다양한 방식으로 활용할 수 있습니다. 

SUMIF나 SUMIFS 함수를 이용하거나 피벗테이블을 활용하여 특정 항목에 대한 통계를 빠르게 볼 수 있습니다. 이 방법들을 활용하면 부분합 기능뿐만 아니라 사용 환경과 필요에 따라 다르게 적용될 수 있으니, 자세한 방법에 대해서는 다음기회에 설명하도록 하겠습니다.