엑셀 드롭다운 목록 만들기 선택 메뉴 유효성 검사 사용 방법

* 해당 블로그는 사회 초년생 또는 문서 작업이 익숙하지 않은 왕초보를 위한 정보성 포스팅입니다.

 

이번 포스팅에서는 엑셀의 주요 기능 중 하나인 드롭다운 목록에 대해 알아보겠습니다. 드롭다운 목록은 선택창, 선택메뉴, 드롭박스 등 다양한 이름으로 불리고 있습니다. 역삼각형 아이콘을 누르고 입력할 데이터를 목록에서 선택할 수 있게 하는 기능입니다. 드롭다운 목록이 정확히 무엇인지와 만드는 방법, 주의사항 등에 대해 알아보겠습니다.

 

목차

1. 드롭다운 목록이란?
2. 드롭다운 목록 만드는 방법
3. 드롭다운 목록 활용 사례

 

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◈ 드롭다운 목록이란?

엑셀에서 드롭다운 목록은 사용자가 셀에 입력할 수 있는 미리 정의된 값들의 목록입니다. 이 기능은 데이터의 입력을 표준화하고 오류를 줄이며, 사용자가 쉽고 빠르게 데이터를 입력할 수 있도록 도와줍니다. 드롭다운 목록을 사용하면 사용자가 셀에 값을 입력할 때, 특정한 범위 내에서만 선택할 수 있게 하여 데이터의 일관성과 정확성을 높일 수 있습니다.

 

드롭다운 목록을 만드는 이유

엑셀에서 드롭다운 목록을 만드는 이유는 여러 가지가 있습니다. 주로 데이터의 입력을 표준화하고, 실수를 줄이며, 사용자에게 편리한 입력 방식을 제공하기 위해 사용됩니다. 

• 데이터 일관성 유지
  드롭다운 목록을 사용하면, 입력할 수 있는 값들이 미리 정해져 있기 때문에, 데이터의 일관성을 유지할 수 있습니다. 예를 들어, 상태를 입력하는 칼럼에 "완료", "진행 중", "보류"와 같이 특정한 값들만 입력되도록 할 수 있습니다.
• 입력 실수 감소
  사용자가 직접 텍스트를 입력할 때 발생할 수 있는 오타나 실수를 줄일 수 있습니다. 드롭다운 목록에서 선택만 하면 되기 때문에, 정확한 데이터 입력이 용이합니다.
• 효율적인 데이터 입력
  특히 많은 데이터를 입력해야 하는 경우, 드롭다운 목록을 사용하면 빠르고 편리하게 데이터를 입력할 수 있습니다. 목록에서 선택만 하면 되기 때문에, 키보드로 긴 텍스트를 입력하는 시간을 절약할 수 있습니다. 
• 사용자 경험 개선
  드롭다운 목록은 사용자에게 입력 가능한 옵션을 명확하게 보여주기 때문에, 사용자가 어떤 값들을 입력할 수 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 이는 특히 엑셀 시트가 다른 사람에 의해 사용될 때 유용합니다.
• 데이터 분석 용이
  일관되고 정확한 데이터가 입력되면, 데이터 분석이 더 용이해집니다. 예를 들어, 드롭다운 목록으로 입력된 데이터를 기반으로 피벗 테이블이나 차트를 만들 때, 데이터의 정확성과 일관성이 중요한 역할을 합니다.

이처럼 드롭다운 목록을 만드는 것은 데이터 관리와 분석을 더욱 효율적이고 정확하게 만들어주는 중요한 기능 중 하나입니다.

 

◈ 드롭다운 목록 만드는 방법

• 드롭다운 목록을 표시하고 싶은 셀을 선택합니다. 다중 선택도 가능하니, 여러 셀에 같은 목록을 적용하고 싶다면 셀 범위를 지정하세요.
• 상단 메뉴의 '데이터' 탭을 선택하고 '데이터 유효성 검사' 버튼을 클릭합니다.
• 데이터 유효성 검사 창이 나타나면 '설정' 탭을 선택합니다. 
• '제한 대상' 메뉴에서 '목록'을 선택합니다.
• '원본' 필드에 드롭다운 목록에 사용하고자 하는 메뉴를 나열합니다.
• 예를 들어, 위 이미지처럼 반 이름을 드롭다운 목록으로 사용하고자 할 때, "햇님반, 달님반, 별님반"을 입력하면 드롭다운 목록에서 세 가지 중 하나를 선택할 수 있게 설정됩니다.
• 목록에 사용될 데이터가 별도로 입력되어 있다면 데이터가 입력된 셀을 드래그하여 셀 범위를 입력할 수 있습니다. 

• 모든 설정이 완료되었다면 '확인' 버튼을 클릭해 설정을 완료합니다.
• 이제 선택한 셀에 드롭다운 목록이 생성되었으며, 셀을 클릭할 때 목록 아이콘이 나타나게 됩니다. 사용자는 이제 목록에서 항목을 선택할 수 있습니다.

드롭다운 목록 만들 때 주의사항

드롭다운 목록을 만들 때 몇 가지 주의해야 할 사항이 있습니다. 이러한 사항을 고려하면 데이터 입력의 효율성과 정확성을 높이는 데 도움이 됩니다.

• 정확한 데이터 목록 사용
  드롭다운 목록에 포함될 데이터는 정확하고 최신 상태여야 합니다. 불필요하거나 오래된 정보는 제외하십시오.
• 간결성 유지
  드롭다운 목록의 항목은 간결하고 이해하기 쉬워야 합니다. 너무 많은 항목이나 복잡한 텍스트는 사용자의 혼란을 초래할 수 있습니다.
• 목록의 순서 고려
  가능하면 드롭다운 목록의 항목을 논리적이거나 가나다, 또는 알파벳 순서로 정렬하십시오. 이는 사용자가 원하는 옵션을 더 쉽게 찾을 수 있게 합니다.
• 목록의 크기 조절
  너무 많은 항목이 포함된 드롭다운 목록은 사용자에게 부담이 될 수 있습니다. 필요하다면 목록을 여러 개로 나누거나 다른 입력 방법을 고려해 보십시오.
• 명확한 지침 제공
  사용자가 드롭다운 목록의 용도를 명확히 이해할 수 있도록 지침이나 설명을 제공하십시오.
• 동적 드롭다운 목록 고려
  상황에 따라, 한 드롭다운 목록의 선택이 다른 드롭다운 목록의 항목을 결정할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 이는 데이터의 관련성을 높이고 사용자 경험을 개선할 수 있습니다.
• 데이터 유효성 검사 사용
  드롭다운 목록 외에도 데이터 유효성 검사 기능을 사용하여 입력 데이터의 정확성을 추가로 보장할 수 있습니다.

이러한 주의사항을 염두에 두고 드롭다운 목록을 만들면, 데이터 입력 과정이 더욱 효율적이고 오류가 줄어들게 됩니다.

 

◈ 드롭다운 목록 활용 사례

• 인사 관리
  직원들의 직급, 부서, 근무 상태(예 : 재직, 퇴직, 휴직 등)와 같은 정보를 입력할 때 드롭다운 목록을 사용하면 데이터의 일관성과 정확성을 보장할 수 있습니다.
• 재고 관리
  제품의 카테고리, 공급업체, 재고 상태를 입력할 때 드롭다운 목록을 사용하여 효율적으로 정보를 관리하고 오류를 줄일 수 있습니다.
• 설문 조사
  설문지에 응답자의 성별, 연령대, 소득 범위, 만족도와 같은 정보를 수집할 때 드롭다운 목록을 사용하면 응답의 일관성을 확보하고 데이터 분석을 용이하게 할 수 있습니다.
• 예산 계획
  예산 항목, 비용 유형을 입력할 때 드롭다운 목록을 사용하면 예산 계획을 더 정확하고 체계적으로 관리할 수 있습니다.