엑셀 자동 채우기 숫자 날짜 요일 텍스트 연속 입력

* 해당 블로그는 사회 초년생 또는 문서 작업이 익숙하지 않은 왕초보를 위한 정보성 포스팅입니다.

 

엑셀의 채우기 기능을 활용하면 다양한 작업에서 시간을 절약할 수 있습니다. 이 기능은 반복적인 데이터 입력 작업을 자동화하여 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 엑셀 기초인 채우기 기능에 대해 알아보겠습니다.

 

목차

1. 채우기 기능이란?
2. 채우기 기능 사용 방법
3. 채우기 기능 활용 사례

 

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◈ 채우기 기능이란?

엑셀에서 '채우기' 기능은 사용자가 설정한 규칙이나 패턴에 따라 셀에 데이터를 자동으로 입력하게 해주는 기능입니다. 이는 데이터 입력의 효율성을 높이고 반복 작업을 줄이는 데 큰 도움이 됩니다. 주요 채우기 기능으로는 아래와 같은 것들이 있습니다.

• 자동 채우기 (AutoFill)
  이 기능을 사용하면 연속된 숫자, 날짜, 요일, 월 등을 쉽게 입력할 수 있습니다. 예를 들어, 한 셀에 '1'을 입력하고 이 셀의 오른쪽 하단에서 나타나는 작은 사각형 (필 핸들)을 드래그하여 연속된 숫자를 자동으로 채울 수 있습니다.
• 플래시 채우기 (Flash Fill)
  Excel 2013 버전부터 추가된 이 기능은 사용자가 수행하려는 패턴을 인식하여 나머지 데이터를 자동으로 채워줍니다. 예를 들어, 이름과 성이 한 셀에 함께 입력되어 있을 때 이를 분리하여 각각 다른 셀에 자동으로 입력해 주는 작업을 할 수 있습니다.
• 시리즈 채우기 (Fill Series)
  이 기능을 사용하면 정의된 규칙에 따라 데이터 시리즈를 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 일정한 간격이나 패턴을 가진 숫자나 문자열 시리즈를 쉽게 만들 수 있습니다.

'채우기' 기능은 작업 시간을 단축하고, 데이터 입력의 정확성을 높이며, 엑셀 작업의 전반적인 효율성을 향상시키는 데 매우 유용합니다.

 

◈ 채우기 기능 사용 방법

자동 채우기 사용 방법

• 먼저, 패턴의 시작이 되는 데이터를 입력한 셀을 선택합니다. 예를 들어, 숫자를 채워보겠습니다. '1'을 입력하고 입력된 셀을 선택합니다.
• 선택한 셀의 오른쪽 하단 모서리에 작은 사각형(필 핸들)이 있습니다. 
• 필 핸들을 마우스로 클릭간 후, 채우고 싶은 범위만큼 드래그합니다.

• 바로 드래그하면 동일한 내용의 데이터가 드래그 한 범위만큼 채워집니다.
• Ctrl + 드래그 하면 연속된 내용의 데이터가 드래그 한 범위만큼 채워집니다.
• 입력하고자 하는 셀의 양 옆 열에 다른 데이터가 입력되어 있다면 필 핸들을 더블클릭하여서도 데이터를 채울 수 있습니다. 더블클릭 시에도 Ctrl + 더블클릭하면 연속된 내용의 데이터를 채울 수 있습니다.

 

플래시 채우기 사용 방법

• 먼저, 엑셀이 패턴을 인식할 수 있도록 몇 개의 예시를 입력합니다. 예를 들어, 이름과 성을 분리하고 싶다면, 이름 데이터가 있는 셀 옆의 첫 번째 셀에 성, 다음 셀에 이름을 입력합니다.
• 위 이미지와 같이 다음 행에 각각 단축키 Ctrl + E를 누르면 자동으로 성과 이름이 채워집니다. 

 

채우기 기능 사용 시 주의사항

엑셀의 채우기 기능을 사용할 때 몇 가지 주의해야 할 점이 있습니다. 이 기능은 매우 유용하지만, 잘못 사용하면 예상치 못한 결과를 초래할 수 있으므로 다음 사항을 염두에 두는 것이 좋습니다.

• 데이터 패턴 인식
  엑셀의 자동 채우기는 사용자가 제공한 몇 개의 예시를 바탕으로 패턴을 인식합니다. 따라서, 패턴이 명확하지 않거나 예시가 충분하지 않으면, 엑셀이 의도와 다른 방식으로 데이터를 채울 수 있습니다. 패턴이 명확하게 인식될 수 있도록 충분한 예시를 제공해야 합니다.
• 날짜와 숫자 혼동
  숫자와 비슷하게 보이는 날짜 데이터를 채울 때는 특히 주의해야 합니다. 예를 들어, "1-5"를 입력하고 채우기 기능을 사용하면, 엑셀은 이를 숫자의 시리즈로 해석할 수도 있고, 날짜로 해석할 수도 있습니다. 사용자의 의도에 따라 적절한 형식을 설정하거나, 채우기 옵션을 조정해야 할 수 있습니다.
• 채우기 옵션 확인
  자동 채우기를 사용한 후 나타나는 '자동 채우기 옵션' 버튼을 통해, 채운 데이터의 처리 방식을 세밀하게 조정할 수 있습니다. 이 옵션을 통해 셀 복사, 연속 데이터 채우기, 서식만 채우기 등 다양한 선택을 할 수 있으니, 채우기 작업 후에는 항상 이 옵션을 확인하는 것이 좋습니다. 

 

• 대규모 데이터의 처리
  매우 큰 범위의 셀에 대해 채우기 기능을 사용할 때는 컴퓨터의 처리 기능에 따라 시간이 다소 걸릴 수 있습니다. 대규모 데이터를 채울 때는 이 점을 고려하고, 필요하다면 작업을 여러 단계로 나누어 실행하는 것이 좋습니다.
• 사용자 정의 리스트 활용
  엑셀에서는 사용자 정의 리스트를 만들어 자주 사용하는 데이터 시리즈를 빠르게 채울 수 있습니다. 이 기능을 활용하면 효율성을 더욱 높일 수 있지만, 잘못 설정된 사용자 정의 리스트는 예상치 못한 결과를 초래할 수 있으므로 주의해야 합니다.

 

◈ 채우기 기능 활용 사례

날짜 채우기

• 엑셀에서 데이터를 입력하거나 처리할 때 날짜를 입력해야 하는 경우가 많습니다. 시작 날짜를 입력한 후, 채우기 핸들을 드래그하여 연속된 날짜를 자동으로 생성할 수 있습니다.
• 위 이미지처럼 원하는 형식의 날짜를 하나 작성한 후 채우기 핸들을 드래그하여 데이터를 채워줍니다.
• 그러나 세 번째, 네 번째 셀처럼 엑셀에서 데이터를 단순한 숫자로 인식할 수 있으므로 주의해야 합니다.

 

요일 채우기

• 엑셀 채우기 기능을 사용하여 요일도 자동 완성할 수 있습니다. 시작 요일을 입력 후 드래그하여 데이터를 채워줍니다.
• 위 이미지 예시처럼 원하는 형태로 요일을 표시할 수 있습니다.  

 

숫자 패턴 채우기

• 엑셀 채우기 기능을 사용하여 숫자를 원하는 패턴에 맞춰 채울 수 있습니다. 
• 일정 패턴이 있는 2~3개의 데이터를 입력 후 입력된 셀을 드래그하여 선택해 줍니다.
• 이후 채우기 핸들을 클릭하여 드래그하면 입력된 패턴에 맞게 데이터를 채워줍니다.
• 위 이미지 예시처럼 1,2를 입력한 후, 1과 2가 입력된 셀을 모두 선택하고, 채우기 핸들을 드래그해 주면 연속된 숫자가 입력됩니다. 2,4를 입력한 후, 채우기 핸들을 드래그하면 2씩 증가하는 숫자가 입력됩니다.

 

도메인 분리하기

• 플래시 채우기 기능을 활용하여 이메일 주소에서 아이디와 도메인을 분리할 수 있습니다.
• 메일주소가 있는 데이터 옆 셀에 아이디를, 그다음 셀에 도메인을 입력해 줍니다.
• 다음 행에 각각 Ctrl + E를 누르면 아이디, 도메인이 각각 채워집니다.

이밖에도 특정 셀에 입력된 수식을 인접한 셀에도 동일하게 적용하고자 할 때 채우기 기능을 활용할 수 있고, 셀의 형식(글꼴, 배경색, 테두리 등)도 채우기 기능을 통해 인접한 셀에 적용할 수 있습니다.